SS1E1- PRODUCTIVITY

Hours of focused work

Hello hello!

Xin chào tất cả các bạn. Tuần vừa qua các bạn tận hưởng kỳ nghỉ lễ như thế nào? Có nhiều cuộc hội ngộ, gặp gỡ hay du lịch không? Với một đứa hướng nội như mình, kỳ nghỉ là lúc mình thích dành một ít thời gian cho gia đình còn lại thì phần lớn thời gian để ngẫm nghĩ. Nghĩ về những điều đã qua, nghĩ về những gì đang diễn ra và cả những điều trong tương lai nữa.

Mình thường dành những khoảng nghỉ như ngày cuối tuần, hết tháng, hết quý hay những dịp nghỉ dài như thế này để thong thả với những mơ ước tương lai. Mình sẽ suy ngẫm xem mình muốn làm gì tiếp theo trong thời gian tới, trong ngắn hạn và dài hạn, review lại những điều mình học và làm được trong một khoảng thời gian. Vì vậy mà mình có thêm năng lượng và ý tưởng cho những chặng đường tiếp theo.

Tuần qua, mình ngồi review lại những dự án mình đang theo đuổi và dự định trong tương lai. Mình nhận ra mình đang làm ít nhất 5 dự án cùng một lúc, bảo sao lịch trình của mình lúc nào cũng kín. Nhưng mình nhận ra so với trước đây khi mình đi làm, chỉ đảm nhận đúng 1 dự án là chuyên môn của mình mà mình luôn cảm thấy mệt mỏi, đuối sức thì 5 dự án mình đang làm lại khiến mình càng làm càng hăng say và thêm năng lượng. Sự khác biệt nằm ở SỰ TẬP TRUNG.

Mình nhớ thời điểm mình đi làm, thời gian làm việc 8h một ngày nhưng có vẻ khối lượng công việc chỉ bằng 1/4. Nhưng nó trải dài đến cả ngày, liên tục bị ngắt quãng, đứt đoạn với những task phải làm ngay, bị động, căng thẳng. Vì thế mà mình trở nên kiệt sức vào cuối ngày. Lúc đó văn hóa “ gấp gáp” len lỏi vào từng thớ thịt đến mức cáu bẳn, giận dữ và stress liên tục. Mình không hề nhận ra nó cho đến khi mình bước ra khỏi đó.

Khi mình có một công việc tự do, một VA( Virtual Assistant) từ xa, có được dự án mình muốn theo đuổi, có một ngôn ngữ mình muốn chinh phục, mình dần lấy lại sự tập trung. Và với nền kinh tế chú ý( The attention economy) như hiện tại, với sự dư thừa thông tin, thì ai nắm trong tay sự chú ý/ sự tập trung, người đó có lợi thế.

Nó không khác gì bạn đi buôn đồ ăn ở các nước đói nghèo. Hay sở hữu đất đai, tiền bạc trong những năm cách mạng công nghiệp hoặc có trong tay kiến thức ở thời kỳ tri thức vào đầu thế kỷ 20. Ở nền kinh tế chú ý, bạn có sự chú ý, bạn nắm trong tay lợi thế kiếm tiền.

Với mình thì đương nhiên, thay vì làm 1 dự án, mình làm 5 dự án và số lợi nhuận mình nhận được từ đó cũng nhiều hơn rất nhiều thời kỳ trước, mình sống tốt ở hiện tại và những khoản đầu tư vào ngôn ngữ ở hiện tại sẽ cho mình nhiều tiền hơn trong tương lai. Đó là sự thật.

Vì thế, mình sẽ dành 12 tuần tiếp theo trong newsletter để chia sẻ cùng bạn các khía cạnh về Productivity nói chung trong đó có Attention. Mình sẽ cung cấp cho bạn mọi điều mình đã học, đã đọc, thực hành và áp dụng vào cuộc sống để trở nên hiệu suất hơn, năng lượng hơn, tích cực hơn và thu hút nhiều thu nhập hơn.

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI SESSION 1: PRODUCTIVITY !!!

Trong bức thư đầu tiên, mình muốn chia sẻ đến bạn HOURS OF FOCUSED WORK mình đang có hiện tại- thứ đã thay đổi cuộc sống của mình trở nên năng suất hơn, tích cực hơn.

Tại sao lại là HOURS OF FOCUSED WORK

Quá chán ngán với những sự thụ động trước đây trong môi trường biên chế, khi lựa chọn một công việc tự do, buộc mình phải trở nên tự kỷ luật hơn bằng cách rút ngắn thời gian làm việc thực sự để có thể làm song song nhiều dự án cùng lúc. Đương nhiên để đến mức làm 5 dự án cùng lúc như thế này, với tiến độ 8h/ ngày như trước kia, mình cần 40h/ ngày để hoàn thành. Nhưng hiện tại mình thực sự mất trung bình chưa đầy 8h để thực hiện 5 dự án. Tức là hiệu suất của mình đã tăng lên gấp hơn 5 lần trước đây. Để có hiệu suất như vậy, buộc mình phải có những FOCUSED WORK- những công việc đòi hỏi sự tập trung.

Mình nhận ra để có những FOCUSED WORK mình cần 2 yếu tố: FOCUS & ENERGY. Mình không thể tập trung nếu cơ thể uể oải, mệt mỏi. Và chắc chắn sự mất tập trung như trước đây cũng làm mình kiệt sức. Vậy kết hợp 2 yếu tố này như thế nào?

The Focus-Energy Matrix

Như biểu đồ bên trên, bạn sẽ nhìn thấy 4 biểu hiện khi kết hợp giữa Focus & Energy:

• Procrastinators – Low energy and low focus

• Disengaged – Low energy  and high focus

• Distracters – High energy and low focus.

• Purposeful – High energy and high focus

Chúng ta sẽ đi qua từng biểu hiện để bạn có thể soi chiếu và suy ngẫm về từng kiểu người, biết đâu bạn biết mình nằm ở phần nào để khắc phục nhé!

Người mất tập trung -Distractors

Những người này có năng lượng cao nhưng mức độ tập trung thấp. Họ tỏ ra nhanh nhẹn, nhiệt huyết nhưng hấp tấp vì họ tràn đầy năng lượng nhưng lại thiếu tập trung.

Họ gặp khó khăn trong việc phát triển các chiến lược và điều chỉnh hành vi của mình theo các yêu cầu mới.

Những người mất tập trung có các đặc điểm/hành vi sau:

• Họ có năng lượng cao, nhưng thiếu tập trung

• Họ hay từ bỏ giữa chừng.

• Họ thiếu chiến lược (làm đã, suy tính sau)

• Họ hứa hẹn quá mức, nhưng thường hoàn thành dưới mức yêu cầu.

• Họ nhiệt huyết trong hành động nhưng không có sự phản tư.

• Họ gặp khó khăn trong việc điều chỉnh hành vi cho các tình huống mới và yêu cầu mới

Người hay trì hoãn -Procrastinators

Những người trì hoãn đều có ít năng lượng và ít tập trung. Họ có thể bắt đầu tràn đầy năng lượng và cam kết gắn bó , nhưng theo thời gian, họ giảm động lực và bỏ cuộc.

Họ thất vọng về bản thân sau mỗi lần bỏ cuộc vì nghĩ do mình không kiểm soát được các sự kiện nên họ chọn không làm gì cả, ngay cả khi họ tỏ ra bận rộn. Họ có thể là nguyên nhân thất bại của các dự án thông qua việc ỷ lại, hoặc đơn giản là làm hao mòn mọi động lực.

Những người trì hoãn có đặc điểm/hành vi sau:

• Họ thiếu chiến lược và mục tiêu

• Họ thất bại trong việc nâng cao mức độ hiệu suất

• Họ thất bại trong việc phát triển chiến lược

• Họ hoạt động trong trạng thái thụ động kinh niên

• Họ luôn cảm thấy bất an, thấy bản thân thất bại hoặc sợ hậu quả tiêu cực

• Họ hay cảm thấy ngợp ( với môi trường mới, kỹ năng mới..)

Những người thảnh thơi - Disengaged

Thảnh thơi là sự tập trung cao độ nhưng ít năng lượng. Phần đông này đang kiệt sức hoặc thiếu khả năng tái tạo năng lượng cho bản thân. Họ không thể cam kết thực hiện những nhiệm vụ không có ý nghĩa đối với họ.

Người thảnh thơi có xu hướng chia sẻ các đặc điểm/hành vi sau:

• Họ chỉ làm ở mức tối thiểu, không phát huy hết được tiềm năng

• Họ có tỷ lệ kiệt sức cao

• Họ thường rút lui để giải quyết cảm xúc

• Họ dễ dàng bị choáng ngợp bởi những điều bất ngờ

Những người có mục đích - Purposeful

Những người này có khả tập trung cao độ và năng lượng cao. Những người có mục đích nỗ lực nhiều hơn so với những người khác, nhưng họ đạt được các mục tiêu quan trọng, dài hạn thường xuyên hơn nhờ sự tập trung cao độ và năng lượng cao của họ.

Người có mục đích sử dụng thời gian của họ một cách hiệu quả bằng cách lựa chọn cẩn thận các mục tiêu và sau đó thực hiện các hành động có chủ ý để đạt được chúng.

Người có mục đích có các đặc điểm / hành vi sau:

• Họ có tính tự giác cao

• Họ lập kế hoạch tốt và quản lý tốt

• Họ cẩn thận trong việc chọn mục tiêu

• Họ có ý chí mạnh mẽ và nhận thức về ranh giới tốt

• Họ coi trọng thời gian và họ quản lý nó cẩn thận

• Họ rất giỏi trong việc giảm căng thẳng và phục hồi lại năng lượng.

• Họ giỏi quản lý môi trường bên ngoài để đạt được mục tiêu của mình

Nhìn vào 4 nhóm người trên, chắc bạn có thể dự đoán xu hướng của bản thân mình ở nhóm người nào và định hướng phát triển lên nhóm người nào, đúng không?

Cách thức tạo ra HOURS OF FOCUSED WORK

Để trở nên “High energy and high focus” trong dài hạn, thì bạn cần phải biết cách thiết lập những HOURS OF FOCUSED WORK trong thời gian ngắn hạn có thể bắt đầu theo tuần hoặc theo ngày.

Dưới đây là cách thức mình đã làm để tạo ra những GIỜ TẬP TRUNG vô cùng hiệu quả:

Bước 1: Rà soát những dự án mà bạn đang thực hiện và xếp thứ tự ưu tiên ( nên có tối đa 3-5 dự án một lúc, còn nếu bạn đang ở mức Procrastinators thì chỉ nên có 1-2 dự án thôi)

Bước 2: Viết ra lý do tại sao bạn lại chọn nó làm ưu tiên ( áp dụng quy tắc 5WHY để tìm ra lý do lớn nhất khiến bạn chọn nó).

Bước 3: Đặt mục tiêu cụ thể, rõ ràng nhất cho từng dự án bạn muốn đạt được

Bước 4: Chọn ra thời điểm để trở thành GIỜ TẬP TRUNG ( đây là thời điểm phù hợp với năng lượng của bạn, thời gian biểu của bạn )

Ví dụ: GIỜ TẬP TRUNG của mình là các buổi sáng từ 8-11h, vì thế mình dành nguyên thời gian đó cho dự án quan trọng nhất ở hiện tại là IELTS vào thứ 2 và thứ 6. Mình nhận thức được nó thông qua quá trình quan sát bản thân và thử nghiệm hiệu quả các khung giờ trong một khoảng thời gian dài.

Bước 5: Viết ra nhiều nhất 3 task quan trọng nhất mà bạn muốn làm trong GIỜ TẬP TRUNG. ( điều này phụ thuộc vào thời gian tập trung của bạn, vào thời lượng task đó yêu cầu)

Ví dụ: thứ 2 hàng tuần là mình có task làm test Reading, Listening và lọc từ vựng của IELTS Cambridge, vì thế mình ấn định luôn được thời gian cho 3 task để đẩy vào GIỜ TẬP TRUNG. Còn nếu bạn mới thử và còn có công việc fulltime, dự án bạn làm đang là song hành, bạn có thể block thời gian ngắn kèm theo task nhỏ để bắt đầu GIỜ TẬP TRUNG.

Bước 6: Chỉ còn bạn, task và nhu cầu tối thiểu ( tức là khi đã vào GIỜ TẬP TRUNG, thì nơi bạn xử lý task phải được tối giản hết mức, ngắt mọi thiết bị gây xao nhãng, điện thoại không rung không chuông để xa tầm tay hoặc như mình thì để tính giờ luôn khỏi táy máy, thêm một cốc nước và những đồ dùng cần cho task )

Bước 7: TẬP TRUNG- TẬP TRUNG & TẬP TRUNG ( Task đề ra có thể áp lực về mặt thời gian một chút để bạn dành sự tập trung toàn bộ xử lý nó, khi cảm thấy xao nhãng, hít thở một hơi thật dài và uống một ngụm nước nhỏ- đây là cách mình lấy lại sự tập trung trong bài thi IELTS trước đây).

Với mình, bước 1-3 là vô cùng quan trọng để chuẩn bị ENERGY cho nhiệm vụ bạn muốn làm. Nếu có 15 phút để chuẩn bị, dành giúp mình 10 phút để làm bước 1-3 vì đó là cách giúp bạn duy trì sâu nhất với task của bạn kể cả khi bạn đuối sức. Bạn sẽ nhận ra nếu bạn có BIG WHY - một lý do đủ lớn, thì khó khăn mấy bạn cũng phải hoàn thành, vất vả mấy bạn cũng sẽ vượt qua.

Từ bước 4-7 là rèn luyện FOCUS, phần này cứ rèn luyện dần sẽ lên như việc tập thể dục sẽ khỏe cơ vậy- FOCUS= MUSCLE.

My challenge for you

Vì đây là series các chia sẻ có thể ứng dụng được ngay, vì thế mình mong rằng bạn đừng lướt qua nó như một thói quen đang lãng phí thời gian của bạn.

Hãy đọc kỹ- viết ra điều bạn hứng thú- xây dựng quy trình theo 7 bước tạo HOURS OF FOCUSED WORK và chia sẻ cùng mình trên Facebook hay tại comment dưới này nhé. Biết đâu mình có thể hỗ trợ bạn điều gì đó giúp bạn định hình nó tốt hơn.

Và nếu bạn thấy quy trình này hữu ích, hãy chia sẻ newsletter của mình hoặc quy trình của bạn đến nhiều người hơn nhé!

Substack Notes

Mình dùng Substack Notes thay cho Facebook Post vì sự riêng tư, thoải mái và tập trung của nó. Ưu điểm khi đọc notes trên Substack:

• Bạn từ bỏ thói quen “lướt” để hy vọng bắt gặp thông tin hay nào đó và nạp vào đầu. Ở đây, bạn chủ động lựa chọn điều bạn đọc. TIẾT KIỆM THỜI GIAN.

• Bạn không bị thông tin bán hàng,livestream, quảng cáo xuất hiện nhan nhản trên hành trình “lướt”. Chỉ có bạn, bài đọc và tác giả mà bạn follow. TĂNG SỰ TẬP TRUNG.

• Bạn để lại comment thoải mái mà không lo lắng vì “ nhỡ ai đó nhìn thấy”. Trên đây, thứ duy nhất tồn tại là con chữ, chất lượng bài viết và bạn. HỌC CÁCH ĐƯA RA QUAN ĐIỂM.

Mình chọn Notes trên Substack vì:

• Có thể in đậm, in nghiêng, trích dẫn này kia xịn xò dễ đọc.

• Có thể thoải mái đăng notes khi mót viết mà không bị anh Mark cho là “ thành phần đáng ngờ”.

• Có thể tối ưu thông tin chất lượng đến người cần.

• Tạo nội dung có chiến lược và kỷ luật hơn thay vì đưa lên vô thưởng vô phạt.

Cách đây 5 tháng khi mình bắt đầu với newsletter, mình xác định đó là nơi mình lựa chọn những THÔNG TIN SẠCH để gửi đến những người cần- những bạn ấn follow substack của mình và nhận thư mỗi tuần.

Ít người chon substack vì nó đơn giản quá, tối giản quá. Người tạo nội dung thích Facebook vì có nhiều tương tác. Người đọc nội dung thích Facebook vì nhiều màu sắc, mang tính giải trí.

Nhưng nếu bạn nhận ra bộ não của bạn cần nhiều chỗ trống hơn để suy ngẫm, tư duy và làm những task khó, bạn sẽ cần những nơi càng tối giản càng tốt.

Giờ mình đăng notes song song cả Facebook và substack sau đó trong tương lai có thể chuyển sang substack để độc giả của mình có một môi trường sạch và thói quen LỰA CHỌN THÔNG TIN hàng ngày. Bạn sẽ thấy bạn đã từng phí thời gian và não như thế nào khi "lướt".

Tối giản thông tin đưa vào não, tăng cường chất lượng thông tin là điều tối quan trọng tạo nên sự tập trung - THỨ ĐẮT GIÁ NHẤT trong thời đại số!

Bạn có thể follow Notes của mình để cùng mình học tập mỗi ngày nhé!

---

Nếu bạn thấy bức thư này giá trị và muốn “buy me a coffee” để động viên mình ra nhiều bài viết hơn , bạn có thể donate cho mình qua stk Viettinbank : 105004674279 - Nguyễn Thị Hồng Phượng với nội dung : tên( nếu muốn )+ donate+ lời nhắn ( nếu muốn). Và inbox facebook Phượng Hồng | Facebook nếu bạn có câu hỏi gì cho mình nhé. Cảm ơn sự ủng hộ của bạn!